皆様こんにちは。クリニックで診察にかかられたことはありますか？
多くの小規模クリニックでは、診察も経営も院長先生が一人で行っていることが多いです。
しかしながら、ある程度の規模になってきますと、院長先生だけではバックオフィス業務が追い付かなくなってきます。
例えば、人事・労務・総務・経理・企画・経営など。
当法人では「管理部」としています。
管理部の業務は「患者様と直接対面すること以外」のすべての業務が当てはまります。
例えば、「患者様の待ち時間が長くなってきたので改善したい」などの問題に対し、「予約システムのDX化で解決していく」といったことです。
実際に導入するにあたっては、どんな方法が良いのか見当したり、システムを比較対照したり、実際に運用している他院へ見学を申し出たり、システムの購入、設定、現場に操作説明をし、運用を行うのも業務になります。
また、「患者数増加に伴って職員が足りない」などの声に対し、「採用を検討する」といったこともします。
実際に採用するにあたっては、適切な人物像を設定し、求人サイトや学校求人など、伝わりやすい文章を考えて求人情報を書いたり。
つまり、「法人全体で発生した業務」から「臨床の業務」を引いたすべてが管理部の仕事になります。
一見地味に見える管理部ですが、実はとっても大きな仕事ができます。
例えば、「さとくりマルシェ」は、２０２３年に初めて行われた院内のイベントです。
ご興味があればぜひインスタグラムをフォローお願いします。
URL：https://www.instagram.com/stories/satomura_marche/
院長先生の「マルシェやりたいな～」という一言から始まった企画です。
私ともう１名の管理部職員で「マルシェってなんですかね」というレベルからスタート。
まずは情報収集を行うため、他院で行われているマルシェを見学に行きました。
そして当院で行うマルシェをどのようなものにするかを考えました。
「集客目的ではなく、普段来院されている患者様と、院長先生が楽しく会話できるような、クローズドのイベントとして、参加するみんなが楽しめるようなものにしよう」と決めました。
専用のインスタグラムのアカウントを取得し、初回の日付を決めました。
本当にゼロからの発進です。
初回から来場者数が４００名を超え、キッチンカーが５台以上出店。
今では、３か月に１回行われ、出店者募集を開始すると２４時間で２０件以上の出店応募があるイベントになりました。
また、普段は体調が悪かったり、薬をもらうだけだからお話もゆっくりできなかったり。
そんな患者様が、笑顔で院長先生とお話して、一緒に写真を取ったりしている姿をみると、本当にいいイベントになったなと思います。
他にも小さなことから大きなことまでたくさんの「企画」と「実行」が行われています。
「働くこと」ってどんなことでしょうか。
もちろん、給与も必要だし、家から近いほうがいいし、条件的なものもたくさんあります。
でも、「やりたいことが実践できる場」であってほしいと思っています。
毎日わくわくしています。
「これをやったら喜んでもらえるかな」
「この問題にはこういった解決法ではどうだろうか」
「好きなことを仕事にするとつらい」といったことも良く耳にはしますが、私自身の思いとしては、「わくわくしない仕事じゃ続かない」と心から思っています。
「仕事だからしょうがない」「だってこうするしかないから」などあきらめることなく、常にビジョンを持ってより良い組織にできるよう、チーム一丸となって進んでいける組織にしたいと思っています。
ES（患者満足度）・CS（従業員満足度）共に高い組織にしていきたいと思っています。
仕事のお休みがしっかりとれます。
私自身、本来はワーカホリックで、隙があれば働いてしまうのですが、最高執行責任者として、模範的な職員であろうと心がけています。
忙しいですし、仕事もいくらでもあるのですが、ワーカホリックな自分にぐっとこらえて、自分から休むようにしています。
これまで過去に就いてきた仕事はお休みとかあまりないのが当たり前でしたが、仁学会ではしっかりとお休みを取れるので、なにか趣味が欲しいなと思って、突然趣味としてBBQを始めてみました。
もちろんそれまで本格的なBBQなんてやったことなかったので、初体験です。自分で大きなブロック肉を屋外で調理するととてもわくわくします。
また写真は、職員とその家族50名に、趣味のBBQを披露したときの写真です。お肉だけでも10kg以上焼き、50名に提供することができました。
埼玉を代表とする組織にしたいと思っています。
「どうしたら埼玉代表になれるかな？」と考え抜いた結果、私は「地域の方に圧倒的に応援される組織にしたい」と思いました。そのためには、短期的にいいことをするのも大切ですが、永続的に続く組織を作っていきたいと強く思っています。
例えば、受付でトラブルが発生したときに、単純にその場を解決するのではなく、現場で迅速に問題が解決されるとともに、部署内に情報の共有が行われ、再発防止策が作られ、より強い組織になっていくようなことです。
その為には、権限移譲が必要になります。
ですから、院長先生には院長先生にしかできないことを追求していただきたいですし、私には私にしかできないことを追求します。同様に、職員のみなさん一人ひとりが、「なにをしたら埼玉代表になれるか」という意識をもって、考え、動ける組織にしていきます。
歴史は３０年以上ありますが、父から現院長が継承してからは、まだスタートアップ企業みたいなものです。職員の皆さんに「何をすべきか」の目標をもっていただけるよう、まさに今、人事評価制度の導入を行っているところです。
これによって「マイナス評価」するのではなく、「頑張った部分」の評価と「目標の設定」を行うのが目的です。
法人として求める人材のビジョンを共有し、「どのような組織になりたいのか」「どのような人材を目指せばいいのか」「目指した先になにがあるのか」などを明確にします。
５年後１０年後、自分にどんなことができるのか、わくわくしませんか？
「自ら考えることができる人」を求めています。
管理部の業務は、主に0→1の業務になります。
単純作業を繰り返すものもありますが、そう言ったものは外注化したりシステム化したりできます。
そして外注化DX化して空いた手で、さらに次の一手を打っていきたいと思っています。
考える能力、アイデアさえあれば、あとは実行していくだけです。
失敗しても恐れず、成功するまで実行あるのみです。
例えば、上であげたマルシェ同様、電子カルテシステムの入れ替えだとか、人事・労務・総務・経理・企画・経営などのさまざまな視点から、実施していきます。
その為、情報収集を行い、スモールスタートで実施し、分析し、またチャレンジするということが必要です。
是非、医療職として学び、そのキャリアの目指す先に、経営に関わってみたいと思う方がいらっしゃったら、ぜひご応募ください。
元々１３年ほどＳＥをやっていました。上流工程というプログラムの基本設計をする部分の業務がとても楽しくて、顧客の会社の社長さん達ばかりとお話していました。
「どんなことがしたい」「そのためにどんなデータがほしい」という声にたいして
「現場でこんな入力をすれば、そのデータが出せるようになります」というようなことをずっとやってきました。経営的な思考はその経験で見につきました。「経営者ってそういう考えなのか！」と。
そこに影響を受けましたね。自分も経営側に回りたいなと。
でも突然経営には回れないので、営業職を一度勉強しようと思って、医療系システムの販売・フォローなどを行う会社で５年ほど勤務して。
その時にも、「開業」とか「継承」とか、新規のクリニックを立ち上げるケースが好きでした。なにかこう、考えて作り上げていく、問題を解決していくということが好きでしたね。
その後、経営職に就いています。
本格的に今の業務を意識したのは、家族が命にかかわる重病になったことからです。
たった１つの薬が、人の命を救うんだと実感してしまったのです。
その時から私の働く理念は「正しい医療の普及」になりました。
医療職ではない私が、正しい医療を普及するというのは、クリニックをより良い医療体制にし、数多くの患者様に届けることだと考えています。
仁学会をバックオフィス側から支えるのは、まさに私の理念です。
無床診療所である「クリニック」におけるマネジメント職は、就職相場的にも経験者が非常に少なく、何をすればいいのか、どういう仕事なのかといった詳しい情報入手が難しいです。また、実際にクリニックごとに求められる問題能力、期待される業務も異なります。
人事労務・経理・財務あたりの専門的な知識は、あったほうがいいですが、ないものに関しては外注化するなども視野に入れ、さまざまな方法を使って解決していくことができます。
目の前の毎日発生する業務とともに、1年後3年後5年後のような中長期目標の設定と、時期を決めて着実ににやっていく実行力が必要です。
大変ではありますが、やりがいがありますし、地域医療の礎となって患者様の健康に寄与している感覚もしっかりとあります。
楽しそう、やってみたいな、そう思えるようでしたらぜひチャレンジしてみてください。
